南医学院采购项目档案管理暂行办法

 第一条  为加强学校采购项目档案管理，有效保护和利用采购项目档案资源，根据《安徽省政府采购项目档案管理暂行办法》(财购〔2002〕356号)和《皖南医学院招标采购工作管理办法》（校政〔2016〕11号）等文件规定，结合我校实际，制定本办法。

 第二条  采购项目档案是反映招标采购活动的重要记录和史料。学校各类采购项目活动中形成的文件材料，都应归入采购项目档案管理，以保证档案资料的真实性、完整性。

 第三条  采购项目档案是指学校在进行招标采购过程中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等各种媒质记载的记录。

 第四条  学校招标采购办公室应重视招标采购项目档案管理工作，指定专人负责，加强项目档案的收集、整理、立卷和保管，项目实施完成后，交由校档案室归档，确保采购项目档案存放有序、查阅方便，严防毁损和散失。

 第五条  采购项目档案具体包括：

 （一）采购项目立项资料，包括《皖南医学院采购项目申请表》、标前会签合同等。

 （二）项目的前期准备材料

1.采购实施方案批复；

2.供应商选取名单。

 （三）项目招标（询价等）文件材料

1.已发出采购文件（包括文件、资料、样本、图纸等）；

2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；

3.采购公告（包括招标公告等）、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函；

4.购买招标（询价等）文件的登记记录；

5.邀请供应商的考察情况报告或资格审查情况报告。

 （四）项目开标文件材料

1.开标会议程；

2.参加开标会议签到名单；

3.接受投标记录；

4.开标时间和地点有关记录；

5.公开报价（开标）记录。

 （五）项目投标（报价等）文件材料

1.投标文件的正本（包括投标、报价或竞争性谈判采购的文件、资料等）；

2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录。

 （六）项目评审文件材料

1.项目评标委员会（询价小组、谈判小组）名单及监督人员名单；

2.项目评标办法；

3.评审记录及打分表；

4.评审报告（如项目需要考察，含考察报告）；

5.项目废标报告及处理意见；

6.项目评审监督意见书。

 （七）项目中标文件材料

1.确定采购供应商的文件材料（含采购结果批示或会议纪要等）；

2.中标通知书。

 （八）项目合同

 采购项目合同（包括补充、修改、终止执行等合同）。

 （九）项目验收文件材料

1.采购项目验收报告；

2.采购项目反馈报告。

 （十）其它文件材料

1.争议或纠纷发生情况及处理结果；

2.采购项目档案文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸。工程图纸可根据具体情况确定。

3.其它与采购项目有关的文件材料。

 第六条  采购项目档案原则上不对外借出。确需查阅或复制政府采购项目档案，需经校招标采购办公室批准，并办理登记手续。查阅或者复制政府采购项目档案资料人员，严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。

 第七条  采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。

 卷内档案材料按照采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同和项目验收等文件材料及其它资料。

 第八条  政府采购项目档案的保管期限定为永久和定期两种。

 （一）属于招标项目，或者有重要意义的采购项目，需长久查考利用的文件材料，列为永久保管；

 （二）属于非招标项目，在较长时期内有查考利用价值的文件材料，保管期限为15年；

 （三）招标文件的副本及未中标文件作为资料保存2年；

 （四）政府采购项目档案的保管期限，从立卷的第一天算起。

 第九条  保管期满的政府采购项目档案，可按以下程序销毁:

 （一）由学校招标采购办公室提出销毁意见，登记造册；

 （二）报经学校招标采购工作领导小组批准同意；

 （三）销毁政府采购项目档案时，学校监察部门应派员参加监销；

 （四）监察部门在销毁政府采购项目档案前，应当认真核对清点销毁的项目档案，销毁后应当在销毁清册上签名。

 第十条  采购项目档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，经部门负责人签字认可后，方可生效。

 第十一条  采购项目档案交由学校档案室归档时从其规定。

 第十二条  政府集中采购的项目档案管理，参照本办法执行。

 第十三条  本办法由国有资产管理处负责解释。

 第十四条  本办法自发布之日起执行。