皖南医学院采购项目档案管理暂行办法 国资〔2016〕36号
发布:办公室 发布时间:2016-04-04 浏览次数:73

南医学院采购项目档案管理暂行办法


 第一条  为加强学校采购项目档案管理,有效保护和利用采购项目档案资源,根据《安徽省政府采购项目档案管理暂行办法》(财购〔2002356)和《皖南医学院招标采购工作管理办法》(校政〔201611号)等文件规定,结合我校实际,制定本办法。

 第二条  采购项目档案是反映招标采购活动的重要记录和史料。学校各类采购项目活动中形成的文件材料,都应归入采购项目档案管理,以保证档案资料的真实性、完整性。

 第三条  采购项目档案是指学校在进行招标采购过程中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等各种媒质记载的记录。

 第四条  学校招标采购办公室应重视招标采购项目档案管理工作,指定专人负责,加强项目档案的收集、整理、立卷和保管,项目实施完成后,交由校档案室归档,确保采购项目档案存放有序、查阅方便,严防毁损和散失。

 第五条  采购项目档案具体包括:

 (一)采购项目立项资料,包括《皖南医学院采购项目申请表》、标前会签合同等。

 (二)项目的前期准备材料

1.采购实施方案批复;

2.供应商选取名单。

 (三)项目招标(询价等)文件材料

1.已发出采购文件(包括文件、资料、样本、图纸等);

2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件;

3.采购公告(包括招标公告等)、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函;

4.购买招标(询价等)文件的登记记录;

5.邀请供应商的考察情况报告或资格审查情况报告。

 (四)项目开标文件材料

1.开标会议程;

2.参加开标会议签到名单;

3.接受投标记录;

4.开标时间和地点有关记录;

5.公开报价(开标)记录。

 (五)项目投标(报价等)文件材料

1.投标文件的正本(包括投标、报价或竞争性谈判采购的文件、资料等);

2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录。

 (六)项目评审文件材料

1.项目评标委员会(询价小组、谈判小组)名单及监督人员名单;

2.项目评标办法;

3.评审记录及打分表;

4.评审报告(如项目需要考察,含考察报告);

5.项目废标报告及处理意见;

6.项目评审监督意见书。

 (七)项目中标文件材料

1.确定采购供应商的文件材料(含采购结果批示或会议纪要等);

2.中标通知书。

 (八)项目合同

 采购项目合同(包括补充、修改、终止执行等合同)。

 (九)项目验收文件材料

1.采购项目验收报告;

2.采购项目反馈报告。

 (十)其它文件材料

1.争议或纠纷发生情况及处理结果;

2.采购项目档案文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸。工程图纸可根据具体情况确定。

3.其它与采购项目有关的文件材料。

 第六条  采购项目档案原则上不对外借出。确需查阅或复制政府采购项目档案,需经校招标采购办公室批准,并办理登记手续。查阅或者复制政府采购项目档案资料人员,严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。

 第七条  采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。

 卷内档案材料按照采购工作流程的顺序排列,依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同和项目验收等文件材料及其它资料。

 第八条  政府采购项目档案的保管期限定为永久和定期两种。

 (一)属于招标项目,或者有重要意义的采购项目,需长久查考利用的文件材料,列为永久保管;

 (二)属于非招标项目,在较长时期内有查考利用价值的文件材料,保管期限为15年;

 (三)招标文件的副本及未中标文件作为资料保存2年;

 (四)政府采购项目档案的保管期限,从立卷的第一天算起。

 第九条  保管期满的政府采购项目档案,可按以下程序销毁:

 (一)由学校招标采购办公室提出销毁意见,登记造册;

 (二)报经学校招标采购工作领导小组批准同意;

 (三)销毁政府采购项目档案时,学校监察部门应派员参加监销;

 (四)监察部门在销毁政府采购项目档案前,应当认真核对清点销毁的项目档案,销毁后应当在销毁清册上签名。

 第十条  采购项目档案管理人员工作变动,应按规定办理档案移交手续,经部门负责人签字认可后,方可生效。

 第十一条  采购项目档案交由学校档案室归档时从其规定。

 第十二条  政府集中采购的项目档案管理,参照本办法执行。

 第十三条  本办法由国有资产管理处负责解释。

 第十四条  本办法自发布之日起执行。



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