皖南医学院大学生档案管理暂行办法

第一章  总  则

第一条  大学生档案是学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，特制定本办法。

第二条  本办法所称的学生档案是指在校全日制普通本科、专科学生的个人档案，内容包括学生在各学习阶段中形成的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种登记表格，奖惩材料，党、团组织材料和工作过程中形成的材料等。

第三条  按照档案集中统一管理的原则，我校的学生档案由学生处集中保管；各系指定专人负责学生档案材料的收集、整理和报送工作，协助学生处管理在校学生档案。

第二章  学生档案整理及管理要求

第四条  凡按规定应由个人填写的档案材料，本人必须如实填写。

第五条  凡按规定应由个人填写的档案材料，在署名时必须署本人户口法定姓名，且与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不经批准不得擅自更改。

第六条  归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用兰黑色或黑色钢笔或签字笔填写，不能使用复印件。

第七条  归档材料在移交时应是完整的，内容不完整或有缺损的材料不归入档案，归档的材料必须有负责人的签字及单位公章。

第八条  学生档案管理人员要经常检查学生档案，防止火烧、虫咬、水湿、磨损、丢失、混乱等现象。

第九条  学生档案管理人员应相对稳定，工作中要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。档案管理人员如发生工作变动，应及时做好档案的交接手续。

第十条  学生档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理，据实立档，据实用档，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。

第十一条  学生档案保管范围：在籍、休学、停学、保留入学资格学生的档案、毕业生留存的档案、因各种原因滞留在校的档案；退学、开除学籍学生的档案在文件下发后，由学生处作退回原籍处理。

第三章  学生档案材料归档内容及接收办法

第十二条  学生档案材料归档内容

1.高考档案：含高中及以前学籍档案、高中毕业生登记表、入团（党）材料、高考志愿表、高考体检表、准考证、高考成绩单等（预备党员材料暂由各系管理，学生毕业前再归入档案，已转正的党员材料直接装入档案）；

2.学生在校期间的各种奖惩材料：奖励限校级及校级以上（含奖学金及各类先进个人奖励等）；处分为警告以上（含警告）及违纪学生受处分后的评议材料、综合表现情况；

3.学生在校期间党、团籍材料：包括入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子材料、思想汇报、外调材料和转正申请等；

4.毕业生档案材料：除上述材料外还应包括高校毕业生登记表、成绩单、毕业生就业报到通知书底联等；

第十三条  所有归档材料，均要求由各个负责整理审定材料的单位按照“以班为单位，以学号为顺序”的移交方式（以下简称：移交方式），及时移交学生处，并办理相关移交手续。

第十四条  新生档案的接收程序

1.本、专科新生入学后，校招生办负责将新生高考档案转至各系年级办公室，自带档案的学生直接将档案交各系年级办公室；对于实行电子档案的省市，招生办应与其联系出具电子档案的证明或下载电子档转交各系年级办公室；

2.各系年级办公室接收新生档案后，根据班级、学号等对新生档案、入团志愿书和其他应装入的资料进行审核、整理、编号，装入学校统一印制的档案袋，并按档案袋封面上的要求填写学生档案材料信息，同时填写《皖南医学院新生档案交接清单》（附件1），对未在规定时间内送交年级办公室的新生档案或部分资料仍不齐全的档案材料，出具《皖南医学院新生档案催收通知单》（附件2），新生档案的建档工作完成后，按移交方式将全部档案移交学生处；

3.新生入学资格复查结束后，招生办公室将未报到和取消入学资格的新生名单和文件转交学生处。学生处及时将这些学生档案通过机要登记退回原省市招办或学校；

4.新生中党员的入党材料由校党委组织部负责审定。

第十五条  学生在校期间归档材料的接收

1.高等学校毕业生登记表、学生违纪处分文件、品学兼优毕业生登记表、优秀实习生登记表、奖学金登记表等材料由各系年级办公室整理后按移交方式交学生处归档；

2.学生在校期间获得的国家级、省市级和校级各类文艺、科技活动获得荣誉称号的登记表、社会实践登记表等材料由校团委负责审定后按移交方式移交学生处归档；

3.毕业生就业报到证及就业相关材料由学生处审定归档；

4.学生入党材料由校党委组织部负责审定，党员转正后各系年级办公室及时将入党材料移交学生处归档，毕业前由各系年级办公室将所有预备党员材料移交学生处归档；

5.学生的入团材料由各系整理、校团委审定后，按移交方式移交学生处归档；

6.学生在校期间的成绩由教务处负责审定并加盖公章后，按移交方式移交学生处归档；

7.其它经学校审定认为有必要归档的材料由相关部门负责整理后，按移交方式移交学生处归档；

8.以上学生在校期间形成的档案材料在每年底前完成上学年度形成的档案材料的整理，按移交方式交学生处，同时填写 《皖南医学院学生在校期间归档材料交接清单》（附件3）。

第四章  毕业生档案归档内容及接收办法

第十六条  毕业生的档案材料是用人单位选拔毕业生的重要依据，为把毕业生档案及时转递到用人单位，校内各有关部门务必于每年毕业生毕业前两周（六月中旬），将毕业生归档材料按移交方式移交学生处。

第十七条  毕业生在与用人单位签定就业协议的同时，须到各系年级办公室按要求登记档案转递方向，填写《皖南医学院××届毕业生档案交寄地址登记表》（附件4）。在毕业生离校后两周内，学生处将根据各系提供的毕业生档案转递方向，通过机要通信局进行转递。

第十八条  学生处妥善保存好历年档案的转递记录，接待用人单位和毕业生查询。保管好每年转递学生档案的回执、存根，对未能及时寄回的回执，通过各种渠道追回。

第十九条  因各类原因需要暂缓转出的学生档案，须由申请人提出书面申请，在经各系年级辅导员、领导签字批准盖章后，递交学生处进行办理。

第二十条  报考研究生的学生在招生学校需政审时，学生处按招生学校的政审调档通知书转递档案。如未被录取，学生本人要配合学校催要退回档案。已被正式录取为研究生的学生，须由学生本人持录取通知书及时到学生处登记转递方向，学生处将安排其与毕业生档案同时进行转递。

第二十一条  学生处负责有关档案问题的来人、来电、来函查询工作。

第五章  学生档案查阅办法

第二十二条  查阅、借阅档案的手续

1.各系主管学生工作的干部、辅导员或有关部门因工作需要查询、借阅档案的，可在经本单位负责学生工作的领导批准同意并按规定办理审批手续后，持手续到学生处申请查阅本系学生的档案。借阅档案的老师应严格遵守借档纪律，未经有关部门批准，不得借阅本人及亲属的档案。学校各职能部门因工作如需查阅学生档案的，须经学生处领导批准同意方可查阅；

2.寒暑假期间停止借阅学生档案，已经借出的档案在放假前必须归还；

3.借档人应严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全，借出的档案不得带到宿舍或公共场所，不得转借他人或向他人泄漏档案内容，不经允许不得复印、拍照档案内容，不得转交他人代为归还；

4.借档人对待档案材料要认真负责。阅档时不得涂改、添注、勾划、损坏档案材料，不得随意抽出或增加档案零星材料。查阅两份以上档案时，不要同时打开，防止装错或丢失。如发现档案中有问题，应及时向档案管理人员说明，由学生处按有关规定处理，借阅人不得擅自作主进行处理；

5.校外单位、公安机关、公证机关来校查阅学生档案应持单位介绍信，经学生处批准后在校内相关部门带领下到学生处查阅，档案不得带出学校。

第六章  档案关系变动的管理

第二十三条  因学籍变动而需要档案关系变动的，由学生持学籍管理部门书面通知到学生处办理。

第二十四条  在校学生因申请出国而需将档案转出的，由于国家目前尚无明文规定，可由学生本人与学生处双方参照国家有关规定协商解决档案的存放问题。

第七章  附  则

第二十五条  本办法自公布之日起执行，由学生处负责解释。

主题词：文秘工作  档案  学生工作  学生  通知

皖南医学院办公室                   2008年1月14日印发

共印40份

附件1

皖南医学院新生档案交接清单

年     月      日

填表人：       

签收人：          

说明：1.专业、学号、学生名单附后；

2.此表应一式两份，分别保存于相关专业辅导员和学生处。

系   年级办公室                      学生处

辅导员签名：                    经办人签名：

年  月  日                    年  月  日

附件2

皖南医学院新生档案催收通知单存根

同学（专业：           本/专科，学号：）：你的高考录取档案材料存在下列问题：

1.无档案

2.档案材料不全，缺少材料（序号的内容请参见备注）

（备注：纸质档案中应包含的基本资料：①高中毕业生登记表 ②普通高等院校招生考生志愿信息表 ③普通高等院校招生考生体格检查表  ④普通高等院校招生考生报名表）。如在规定时间（新生入学当年的11月10日之前）内未将档案交至学校各相关年级办公室，造成的一切后果自负。

皖南医学院系年级办公室

学生本人确认签名：

年    月    日

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皖南医学院新生档案催收通知单

同学（专业：本/专科，学号：             ）：你的高考录取档案材料存在下列问题：

1.无档案

2.档案材料不全，缺少材料（序号的内容请参见备注）

请你与你所在省（市、自治区）的招生主管部门或你原在地（市、县）招生办公室联系，务必于新生入学当年的11月10日前将自己的档案转至我校各相关年级办公室，如逾期因为无档案或档案材料不全给你造成的一切后果自负。

特此通知。

（备注：纸质档案中应包含的基本资料：①高中毕业生登记表 ②普通高等院校招生考生志愿信息表 ③普通高等院校招生考生体格检查表  ④普通高等院校招生考生报名表）

皖南医学院系年级办公室

年   月    日

二〇〇八年一月十四日