皖南医学院基本建设档案管理暂行办法
为提高我校基本建设档案工作的质量和管理水平，确保基建档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用，根据国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》和原国家教委《高等学校基本建设类档案工作规范》要求，特制定本暂行办法。
一、基建档案归档范围
1、凡归档的基建档案，必须对学校和社会当前与长远发展及工作开展具有参考价值和凭证作用。
2、凡归档的基建档案，必须能够完整、准确、系统地反映基建管理和项目建设的全过程。
3、归档档案的主要内容包括：综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理、监理文件等。
4、归档的重点是基建项目建设各个阶段形成的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套竣工资料。
5、不归档的文件材料
（1）上级机关有关基建的普发性（非专指本校）、不办的文件；
（2）正式施工前草图、未定型图纸；
（3）重份文件和重份图纸；
（4）无查考价值的临时性、事务性文件。
二、基建档案的归档要求
1、基建管理部门须确定一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
2、基建部门接到基建新建、扩建、改建及维修工程项目后，在布置工作的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。
3、基建项目由几个单位分别承包的，在基建管理部门兼职档案员的参与下，由承包单位负责收集、整理基建文件材料，竣工时由承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料，经基建管理部门审查把关后移交档案室。
4、学校综合档案室要及时了解大型基建项目的工程进度，督促基建部门的兼职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累、分类工作。
5、归档的文件材料必须按基建工程进度，一个工程竣工后两个月之内进行归档。
6、归档的内容详见《基建档案归档范围及保管期限表》
7、基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料编号是否统一，要与它所反映对象一致，能提示其性质与特征。
8、使用基建文件材料过程中不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
9、归档的基建文件材料格式要统一，蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良，归档的底图、格式须按国家制图标准绘制完成。
10、工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录，交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
11、学校（含各校区）水、电、气管道及通讯线路分布图，每年各绘制一套归档。
12、竣工档案（主要是竣工图）是基建工程项目的最后真实记录，是对工程项目进行考核和日后使用、维修、扩建、改建的依据，同时具有法律依据，竣工图是竣工验收必备条件之一，凡竣工图不符合档案管理要求的，工程项目不能验收。竣工图必须盖有施工单位的竣工章，施工单位项目负责人（或图纸修改人）签字。
13、对竣工图的编制要求如下：
（1）编制竣工图，必须坚持边施工边编制的原则，工程做完，竣工图编制完；
（2）竣工图一律使用新的蓝图。凡按图施工没有变动的，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章，即作为竣工图；凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖竣工图章，即作为竣工图；凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及其它重大改变，应重新绘制改变后的竣工图、施工单位负责在新图上加盖竣工图章，并附以有关记录和说明，作为竣工图；
（3）竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：××工程竣工图，施工单位名称，编制人、审核人、技术负责人和编制日期。图章规格尺寸为70mm×50mm；
（4）竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一、图面整洁、字迹清楚；
（5）竣工图是工程交工验收的条件之一，竣工图不准确、不完整、不符合归档要求的，建设项目不能验收。
14、基建图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图。更改图排列在被更改图之前。
15、归档的文件材料格式要统一，图像清晰、字迹工整，应使用碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用铅笔、红水笔、圆珠笔、复写纸等易褪色的书写材料书写、绘制；归档的文件材料一律用原件。
16、为保证基建档案的完整性和准确性，在工程交付使用后，一切因应归档而没有归档或归档不准确造成的损失，由工程改动部门负经济责任和法律责任。
三、基建档案的归档程序
1、基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，保证印章齐全、时间标注清晰。应做到凡是归档文件均为原件，有特殊情况需存复印件的，要有文字说明。归档的文件材料、图纸必须符合国家标准和有关要求。
2、基建项目在验收前，档案室对准备归档的基建文件材料进行预验收，并出具相关证明，否则不能组织工程竣工验收。在工程竣工验收时，档案室须作为工程竣工验收小组成员，会同校基建管理部门做好基建文件材料的验收。
3、基建项目在签署合同时，应把基建档案管理工作作为一项重要内容。待基建档案归档验收合格并经基建管理部门和档案室在验收清单上签署意见后，方可进行工程结算。
4、整理组卷
（1）基建项目结束后，基建部门的兼职档案员应对该项目形成应归档的基建文件材料进行整理组卷工作。
（2）根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，可按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目的首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
（3）文字材料排列正件在前、附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别、序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图。更改图排列在被更改图之前）。
（4）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。
（5）基建文件材料采用卷皮、卷盒方式保管。蓝图采用手风琴折叠成四号图纸的规格，底图采用卷放或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，但归档的蓝图一定要装订。透明底图用缝纫机打图边。
（6）无论单面或双面，只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页数均从1开始，页号位置在非装订线一侧上角，不装订的案卷，应在卷内每份材料右上方加盖有单位名称、档号戳记，并逐一填写。
（7）确定保管期限，根据《基建类档案归档范围及保管期限表》。
（8）拟订案卷标题。标题采用三段式，说明文件出处、文件内容、文件的文种。以不超过50个字符为宜。
（9）确定起止时间。
3、文件材料的著录、打印
（1）将分好类、编好页号的材料利用档案网络软件录入电脑中。
4、文件材料的装订
案卷采用三孔一线装订法装订成册，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注，须进行贴边处理。
5、归档验收
（1）综合档案室按《基建档案归档范围及保管期限表》中内容进行基建材料的验收工作。
（2）基建部门在移交档案的同时，要移交《档案移交目录》，一式两份，基建部门、综合档案室在移交目录上签字盖章后各存一份备查。
四、基建档案的管理
1、分类编号
（1）根据基建档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的一级类目代号简表。
（2）基建类档案号＝年度号+基建档案分类号+案卷号
模式如下：
基建类档案号＝20XX—JJ—1﹏n
20XX——年度号
JJ——基建档案分类号
1﹏n——案卷号
案卷号按最下位类目流水，综合管理用自然年度，项目用竣工年度。
2、排架、保管
（1）按档号顺序自下而上排架。
（2）按“档案安全保管制度”执行。
3、借阅
按《档案借阅制度》执行。
五、基建档案的开放利用
1、充分发挥基建档案的法律凭证作用和信息功能，做好跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。
2、利用馆藏基建档案，本校工作人员须办理利用手续，校外单位和有关人员按国家规定收取一定费用。重要基建档案只允许在档案室内查阅，图纸借出复制须持有合法证明并交纳一定数量的押金。
3、档案利用结束后，利用者需如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。
4、借出档案，利用者应按期归还；档案人员如发现损坏或丢失，应及时写出书面报告，报学校按规定严肃处理。
四、校内大中型基础设施改造涉及结构管理变动的项目资料管理工作参照本办法相关条款执行。
五、本暂行办法由校综合档案室负责解释。
主题词：文秘工作 档案 通知
抄送：党委各部门，附院党委，各党总支、直属党支部，
工会、教代会执委会、团委。
皖南医学院办公室 2007年3月14日印发
共印50份
附件
基建档案归档范围和保管期限表
JJ11 综合
1 上级有关基建工作的文件 长期
2 本校基建工作的规章制度 长期
3 本校基建工作计划、总结、报告、批复、简报 长期
4 本校基建工作总体规划 永久
5 统计报表
5.1 本校基建工作年度统计报表 永久
5.2 本校基建工作季度统计报表 长期
6 本校基建工作财务预、决算 长期
7 本校（含各校区）的房产证、土地证及征用土地的文件材料 永久
8 本校基本建设规划（包括总体规划图、设计总平面图、总平面图） 永久
9 本校（含各校区）水、电、气管道、通讯分布图 永久
10 本校地质勘探、地形测量材料 永久
11 本校与有关单位签订的合同、协议书 永久或长期
12 本校基建工作中获奖的文件材料
12.1 省级以上的 永久
12.2 市级的 长期
JJ12-1 可行性研究
1 项目建议书及批复 永久
2 可行性研究报告 永久
3 项目评估 永久
4 环境预测、调查报告 永久
5 设计任务书、计划任务书 永久
JJ12-2 设计基础材料
1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、 永久
化验、试验报告、重要土、岩样及说明
2 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、 永久
观察记录
3 水文、气象、地震等其他设计基础材料 永久
JJ12-3 设计文件
1 初步设计 永久
2 技术设计 永久
3 施工图设计 短期
4 技术秘密材料、专利文件 永久
5 设计计算书 长期
6 关键技术试验 永久
7 总体规划设计 永久
8 设计评价、鉴定及审批 永久
JJ12-4 工程管理文件
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久
2 承、发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久
3 施工执照 永久
4 环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书 永久
5 产权证书 永久
JJ12-5 施工文件
1 土建施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期
⑵原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期
⑶建筑材料试验报告 长期
⑷设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批 永久
⑸施工定位测量、地质勘察 永久
⑹土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 永久
⑺隐蔽工程验收记录 永久
⑻工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久
⑼分项、分部、单位工程质量检查、评定 长期
⑽交工验收记录证明 长期
⑾竣工报告、竣工验收报告 永久
2 设备及管线安装施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期
⑵设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期
⑶焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期
⑷隐蔽工程检查验收记录 长期
⑸强度、密闭性试验报告 长期
⑹设备调试记录 短期
⑺施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期
⑻系统调试、试验记录 长期
⑼管线清洗、通水、消毒记录 短期
⑽管线标高、位置、坡度测量记录 长期
⑾中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期
⑿竣工报告、竣工验收报告 长期
3 电气、仪表安装施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 短期
⑵设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期
⑶调试、整定记录 长期
⑷性能测试和校核 长期
⑸施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期
⑹操作、联动试验 短期
⑺电气装置交接记录 短期
⑻中间交工验收记录、工程质量评定 长期
⑼竣工报告、竣工验收报告 长期
JJ12-6 竣工文件
1 项目竣工验收报告 永久
2 全部竣工图 永久
3 项目质量评审材料 永久
4 工程现场声像材料 永久
5 竣工验收会议决议文件 永久
JJ12-7 基建财务、器材管理
1 财务计划、年度计划 短期
2 工程概算、预算、决算 永久
3 主要材料消耗、器材管理 短期
4 交付使用的固定资产 永久
JJ12-8 生产技术准备、试生产
1 技术准备计划 短期
2 试生产管理、技术责任制 短期
3 开停车方案 短期
4 设备试车、验收、运转、维护记录 长期
5 试生产产品质量鉴定报告 短期
6 安全操作规程、事故分析报告 长期
7 运行记录 短期
8 技术培训材料 短期
9 产品技术参数、性能、图纸 永久
10 工业卫生、劳动保护材料 短期
JJ12-9 工艺、设备
1 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 长期
2 产品检验、包装、工装图、检测记录 长期
3 设备、材料出厂合格证 长期
4 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 短期
5 设备、图纸、说明书 长期
6 设备测绘、验收记录 长期
7 设备安装调试、测定数据、性能鉴定 长期
JJ12-10监理文件材料
1 监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则 永久
2 施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审文件 永久
3 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、 永久
延长工期、索赔及付款报审
4 开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书永久
5 设计变更、材料、零部件、设备代用审批文件永久
6 协调会审纪要、监理工程师令、指示、来往函件永久
7 工程材料监理检查、复检、实验记录、报告永久
8 监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录永久
9 各项测控、测量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、 永久
抽查记录
10 工程质量事故、施工安全事故报告永久
11 工程进度计划、实施、分析统计文件永久
12 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件永久
13 单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估 永久
14 主要材料及工程投资计划、完成报表永久
15 监理工作声像材料永久