皖南医学院声像档案管理工作暂行办法

院政办字〔1999〕145号

 为了加强我校声像档案管理，进一步开发声像档案信息资源，更好地为学院建设和领导决策服务。特制定本暂行办法。

 声像档案，包括照片(含底片)、录音带、录像带、光盘等，它是国家全部档案的重要组成部分，教学、科研和行政管理等活动的生动场面，客观地记录学校历史真实面貌。

一、声像档案的收集归档

(一)收集归档范围

1．党群、行政类

(1)召开党代会、教代会、团代会、学代会及有关党政方面重大会议的开幕、闭幕场面，领导讲话、会议代表发言，会议讨论情况等的照片、录音(像)带。

(2)校庆、教师节、重大纪念日等活动的照片、录音(像)带。

(3)上级领导来校检查、视察的照片、录音(像)带。

(4)民主党派组织的重要活动场面的照片。

(5)学校在各类活动中被评为先进集体、文明单位证书、奖状的照片。

2．教学类

(1)新生入学时迎接场面的照片。

(2)开学典礼、毕业典礼场面的照片。

(3)各种重要会议上领导、来宾讲话、师生代表发言的照片。

(4)有关教改等教学情况的专题录像片。

(5)历届毕业生的合影。

(6)毕业生论文答辩场面的照片。

(7)师生在教学活动中得到的奖状的照片。

(8)运动会开幕、闭幕、领导讲话、运动员比赛场面，军训场面的照片。

3．科研类

(1)学术上造诣较深的教师、科研人员的著作、优秀论文证书的照片。

(2)重要研究成果的实物样品或其它有参考价值的实物材料的照片及科研项目成果奖奖状照片、专利证书照片。

4．仪器设备类

 购进的各种国产的和国外引进的精密、贵重仪器设备(价值5万元以上)的照片，开箱、调试、运行过程中的场景照片。

5．外事类

(1)外籍、港澳学者、著名人士来我校参观、访问、交流及讲学的活动场面照片。

(2)出访、出国参加国际学术会议、科研等外事活动的照片。

(二)归档要求

1，照片归档时，底片、文字说明应随之一同移交。数码相机的所有照片必须刻录成光盘一式两套，移交到校综合档案室。

2．凡属以照片为主，反映学校各项重要活动的，由承办部门负责，有关部门密切配合，做好摄影和归档工作。

3．凡属以录像为主，反映学校各项重要活动的，由网络中心负责，有关部门协作配合，做好录制和归档工作。

4．为妥善保管珍贵的声像档案，照片档案一律由档案室保存，录像带(或光盘)由网络中心保存，但电教室每年年终要整理一份总目录送档案室备案。

5．摄制的有保存价值的照片档案，应及时归档。经档案室会签后，其材料费方可报销。否则档案室不予办理。

(三)归档时间

1．照片冲洗后(数码相机的照片刻录成光盘)，由摄影者或承办单位整理并编写文字说明，两周内向档案室归档。

二、声像档案的整理

1．底片的整理(由档案室负责)

2．文字说明(由承办单位负责)

(1)声像档案应编写文字说明，文字说明的成份包括内容、时间、地点、人物和制作者。

(2)文字说明应能概括地揭示声像材料反映的信息、要求文字简洁，语言通顺，用阿拉伯数字表示时间。

(3)一组有密切联系的声像材料、照片应加总说明，录像带(或光盘)加总说明后，应分别标明之一、之二。

(4)照片的文字说明请写在档案室印发的专用纸上。一个卷宗内的说明必须统一格式。

3．档案的分类编号

(1)声像档案一般应以年度——问题(内容)来分类。要保持分类的相对稳定，不随意变动。

(2)声像档案号二年度号+声像档案分号+保管单位号。

三、声像档案的保管

1．声像档案要严格防光、防潮、防酸碱、防高温。库房要有必要的防护措施，要保持适宜的温湿度。照片库房要保持温度15—25℃，湿度55—65％。其他声像档案，温度宜18—24℃，相对湿度宜35—45％。

2．照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

3．录像带等使用完毕后，应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。

4．声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。要长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

 一九九九年十一月二十九日